REGOLAMENTO RECANTE NORME SUI SERVIZI ON LINE PER L’ACCESSO AL LAVORO NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE, PRESTATI NELL’AMBITO DEL PORTALE “RECLUTAMENTO E SELEZIONE”

PREMESSA

Il Formez, nell’ambito delle attività di coordinamento con il Dipartimento della Funzione Pubblica, intende porsi a supporto delle Pubbliche Amministrazioni con strumenti innovativi per la gestione delle fasi dell’accesso al lavoro pubblico in coerenza con gli obiettivi di massima di cui al DLgs 285/1999 ed in particolare con l’obiettivo di cui all’art. 2 co. 1 lett. d) del predetto Decreto che sancisce il compito di “fornire servizi informativi e di consulenza per agevolare i processi di adeguamento delle amministrazioni pubbliche locali necessari per lo svolgimento dei compiti conferiti in base al decentramento di funzioni”
Il presente Regolamento disciplina i servizi on line prestati dal Formez, in coordinamento con il Dipartimento della Funzione Pubblica, con il Portale “Reclutamento e Selezione” definendone oggetto, modalità di erogazione, compiti del Formez, diritti ed obblighi degli Enti aderenti.
I Servizi vengono forniti dal Formez a titolo gratuito alle Amministrazioni che ne facciano richiesta di utilizzo attraverso appositi atti di adesione che rinviano alle disposizioni espresse qui di seguito.
Essi constano nell’affidamento in concessione d’uso di sistemi informatici per la gestione delle seguenti fasi caratterizzanti l’accesso al lavoro pubblico e cioè: la conoscenza dei bandi di concorso delle Amministrazioni richiedenti e la gestione telematica delle comunicazioni relative alle procedure ai singoli candidati (Servizio Bandi On Line), la presentazione della domande di partecipazione ai concorsi (Servizio Step One), la gestione delle prove di selezione a Test (Servizio Test On Line), l’attingimento di candidati idonei dalle graduatorie finali per forme flessibili di assunzione (Servizio Diogene).
E’ posto altresì sul Portale il Servizio “Esperto risponde” per offrire alle Amministrazioni informazione e consulenza giuridica specializzata sul tema dell’accesso al lavoro pubblico.

Tali strumenti digitali mirano :

• a semplificare i procedimenti amministrativi sottostanti le attività concorsuali attraverso l’eliminazione delle formalità e dei carichi di lavoro che caratterizzano i processi documentali in formato cartaceo
• a rendere conoscibili ed attuabili standard procedurali coerenti con i principi di conformità delle procedure di reclutamento delle pubbliche amministrazioni di cui all’art. 35 comma 3 del D.Lgs. 165/2001 e cioè:
  • adeguata pubblicità della selezione;
  • modalità di svolgimento che garantiscano l'imparzialità e assicurino economicità e celerità di espletamento;
  • adozione di meccanismi oggettivi e trasparenti, idonei a verificare il possesso dei requisiti attitudinali e professionali richiesti in relazione alla posizione da ricoprire;
  • decentramento delle procedure.

Ai fini sistematici, il presente Regolamento consta di una Parte Generale, sulle condizioni generali di utilizzo dei Servizi del Portale, e di una Parte Speciale, sulle condizioni di utilizzo di ciascun singolo Servizio.

PARTE GENERALE

ART. 1 - Definizioni

Ai fini del presente Regolamento si intende per:

• Portale “Reclutamento e Selezione” il punto di presenza sulle reti telematiche, dove sono resi disponibili gli strumenti tecnologici concedibili in uso alla Amministrazione Aderente, ai fini dell’espletamento di fasi delle procedure per il reclutamento di personale
• Soggetto Concessionario, il Formez che, sulla base delle norme del presente Regolamento, concede in uso, attraverso un Atto Formale del Responsabile del Portale, i Servizi On Line all’Amministrazione Aderente.
• Servizi On Line per l’accesso al lavoro pubblico di seguito denominati “Servizi”, le soluzioni e gli strumenti elettronici e telematici che consentano, una volta concessi in uso singolarmente o collettivamente dal Formez, alla Amministrazione Aderente:
  1. La gestione delle pubblicazioni relative ai bandi di concorso e delle successive comunicazioni ai candidati inerenti le fasi delle procedure selettive (Servizio “Bandi On Line”);
  2. la gestione di candidature, da parte di persone fisiche, per concorsi banditi direttamente dall’Amministrazione (Servizio “Step One”)
  3. la gestione, ai fini dell’erogazione nelle fasi selettive, di Banche Dati di Test Selettivi, secondo modalità che garantiscano la legittimità e l’imparzialità dell’azione amministrativa della Commissioni d’esame (Servizio “Test On Line”).
  4. La fruizione, per forme flessibili di assunzione, degli elenchi degli idonei dei corsi concorso RIPAM già espletati o di altre procedure selettive e formative Formez (Servizio “Diogene”)
  5. La conoscenza On Line delle informazioni specializzate in materia di concorsi pubblici con la possibilità di fruire di pareri nonché di visionare banche dati normative, giurisprudenziali e di pareri (Servizio “Esperto Risponde” gestito in collaborazione con il Dipartimento della Funzione Pubblica)
• Amministrazione Aderente, l’Amministrazione Pubblica che attraverso l’adozione di un apposito atto intenda utilizzare i Servizi presenti sul Portale “Reclutamento e Selezione”, accettando le condizioni e gli obblighi previsti nel presente Regolamento.
• Referente della Amministrazione Aderente, di seguito denominato “Referente”, il rappresentante della Amministrazione Pubblica legittimato a svolgere atti di impulso nella procedura di reclutamento del Personale o attraverso delega generale o attraverso nomina ad hoc.
• Processo di Registrazione, il procedimento informatico volto all’accesso riservato dell’Amministrazione Pubblica ai Servizi On Line attraverso il proprio Referente
• Utente, la persona fisica iscritta attraverso il Servizio Step One, a partecipare alla procedura per il reclutamento del personale bandita direttamente dalla Amministrazione Aderente.
• Utente Selezionato, la persona fisica risultante idonea nei corsi concorsi RIPAM il cui curriculum è pertanto inserito nella banca dati del Servizio “Diogene”
• Registrazioni di Sistema, gli archivi elettronici contenenti gli atti, i dati, i documenti e le informazioni relative alla concessione in uso dei Servizi e comprensivi:
  1. dei dati relativi al Processo di Registrazione da parte dell’Amministrazione Pubblica Aderente
  2. dei dati relativi agli atti pubblicati o comunicati agli Utenti
  3. dei dati relativi alla presentazione delle candidature da parte degli Utenti
  4. dei dati relativi alle Banche Dati di Test Selettivi
  5. dei dati relativi ai curricula degli Utenti Selezionati

ART. 2 - Condizioni Generali di Adesione e di Utilizzo dei Servizi da parte delle Amministrazioni Aderenti

Il Soggetto Concessionario, Formez Centro Formazione Studi, concede licenza d’utilizzo gratuita e non trasferibile, verso l’Amministrazione Aderente, delle soluzioni e degli strumenti elettronici e telematici presenti nel Portale “Reclutamento e Selezione”.
Lo stesso Soggetto Concessionario fornisce all’Amministrazione Aderente lo spazio su disco rigido (Hosting) per la gestione dei dati relativi ai Servizi.
L’Amministrazione Aderente adotta un proprio provvedimento per la fruizione di uno o più Servizi.
La licenza d’utilizzo può pertanto comprendere la fruizione di un singolo Servizio o di tutti i Servizi, secondo la volontà dell’Ente ed in base alle norme esecutive di cui alla Parte Speciale del presente Regolamento.
L’Amministrazione individua nell’Atto di Adesione il proprio Referente che assume il ruolo di Gestore del Sistema Informatico.
Il Soggetto Concessionario garantisce l’idoneità delle misure di protezione informatiche dei Servizi al fine di:

1. prevenire il rischio di una perdita o distruzione dei dati anche solo accidentale
2. eliminare o ridurre al minimo i rischi di un accesso non autorizzato
3. salvaguardare l’integrità e la riservatezza dei dati trasmessi e memorizzati

Il Soggetto Concessionario non è in ogni caso responsabile in caso di dispersione informatica anche parziale di dati, comunque imputabile a fatto di terzi nonché a cause di forza maggiore o caso fortuito.
L’Amministrazione Aderente, nella persona del proprio Referente, resta Responsabile dei procedimenti amministrativi inerenti l’utilizzo dei Servizi On Line.
Il Referente può, in ogni caso, nominare uno o più Sub-Referenti per l’individuazione delle responsabilità nella gestione dei procedimenti amministrativi.

ART. 3 - Licenza d’utilizzo Servizi Hosting sul Server

Il Soggetto Concessionario, Formez, fornisce, secondo le modalità indicate all’art. 2, alle Amministrazioni Aderenti, i Sistemi Informatici sottostanti i Servizi del Portale, distinguendo:

• Sistemi Interattivi Implementabili; i Sistemi Informatici sottostanti i Servizi che, forniti dal Soggetto concessionario secondo modalità standard, prevedono soluzioni informatiche che rendono possibili adeguamenti, da parte del Referente, alle esigenze gestionali delle Amministrazioni Aderenti
• Sistemi Interattivi di Fruizione Semplice; i Sistemi Informatici sottostanti i Servizi che prevedono un uso, da parte del Referente, non implementativo dei Sistemi (Servizio “Diogene” ed “Esperto risponde”).

La Licenza d’utilizzo, comunque gratuita, può essere a seconda dei Servizi e degli utilizzi che ne discendono a tempo determinato od indeterminato.
Il Formez garantisce l’idoneità delle misure di protezione informatiche dei Servizi secondo le previsioni di cui all’articolo 2 comma 6, rimanendo estraneo:

1. ai contenuti degli adeguamenti dei Sistemi Interattivi Implementabili;
2. all’utilizzo effettivo nei Sistemi Interattivi di Fruizione Semplice

L’Amministrazione Aderente resta responsabile, attraverso il suo Referente, quanto al rispetto dei Principi Generali e delle Norme previste per l’accesso al lavoro, nella utilizzazione/implementazione degli strumenti informatici concessi in Licenza d’utilizzo.
Il Formez per entrambe le tipologie dei Sistemi presta un servizio di Hosting dei dati su Server dedicato, garantendone la conservazione informatica e la riservatezza d’accesso attraverso le modalità indicate al successivo articolo.

ART. 4 - Modalità di Accesso Riservato ai Servizi Conservazione dei Dati

Il Soggetto Concessionario, Formez, rende modalità informatiche di accesso riservato ai Servizi ed ai dati in essi raccolti, prevedendo le necessarie misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali.
Tali modalità vengono definite tenendo conto della diversa tipologia di Servizi nonché dei diversi soggetti coinvolti (Referenti, Utenti, Utenti Selezionati), disciplinati nella Parte Speciale del presente Regolamento.
Al pari garantisce la conservazione in una forma che consenta l'identificazione dell'interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario per gli scopi per i quali i dati sono stati raccolti e successivamente trattati.

ART. 5 - Responsabilità ed Adempimenti in ordine alla L. 675/1996

Ferma restando la garanzia del Soggetto Concessionario, Formez Centro Formazione Studi, in ordine all’idoneità delle misure di protezione informatiche dei Servizi, la responsabilità in ordine al trattamento dei dati ai sensi dell’art. 1 co. 2 lett e) della L. 675/1996 e successive modifiche ed integrazioni, si configura:

• Per i Sistemi Interattivi di Fruizione Semplice, in capo al Soggetto Concessionario, Formez Centro Formazione Studi, nella persona del responsabile del Portale.
• Per i Sistemi Interattivi Implementabili, in capo all’Amministrazione Aderente

Vengono fatte salve le norme della Parte Speciale del presente Regolamento che prevedono modalità specifiche di individuazione delle responsabilità in ordine al trattamento dei dati personali, nell’ambito della regolamentazione dei singoli Servizi.

ART. 6 - Foro competente

Per ogni controversia scaturente dalla fruizione informatica dei Servizi da parte delle Amministrazioni Aderenti è competente il Foro di Roma.
Resta ferma, in ogni caso, la competenza del Foro sul quale insiste l’Amministrazione Aderente, per le controversie attinenti la responsabilità procedimentale della Stessa nell’utilizzo dei Servizi.

PARTE SPECIALE

ART. 7 - Servizio “Bandi On Line”

E’ presente nel Portale “Reclutamento e Selezione” il Servizio “Bandi On Line” per:

1. la conoscenza telematica dei Bandi di Concorso delle Amministrazioni Aderenti nonché delle Notizie relative alle fasi concorsuali
2. la gestione, da parte delle Medesime Amministrazioni, delle comunicazioni agli Utenti

Il Servizio 1) prevede modalità informatiche/telematiche flessibili per la gestione coordinata delle informazioni tra Formez/Amministrazione Aderente/Fonti Cartacee di Conoscenza Ufficiale, tale da rendere valore giuridicamente rilevante ai Bandi ed alle Notizie poste su Internet.
Il Servizio 2) consente la trasmissione, da parte dell’Amministrazione Aderente, delle comunicazioni inerenti le procedure di concorso, all’indirizzo di posta elettronica di ciascun Utente.

ART. 8 - Servizio “Step One”

E’ presente nel Portale “Reclutamento e Selezione” il Servizio “Step One” per l’inoltro telematico delle candidature ai concorsi.
Il Servizio consente alle Amministrazioni Aderenti di raccogliere le candidature degli Utenti alle procedure selettive per l’accesso a posizioni lavorative disponibili, attraverso l’inserimento e la trasmissione dei dati utili, da parte degli Utenti, su appositi Form informatici.
Il Servizio consente, attraverso strumenti interattivi di implementazione, alle Amministrazioni Aderenti, nell’esercizio dell’autonomia procedimentale, di:

• individuare e classificare le candidature degli Utenti, a seconda delle esigenze legate alla tipologia delle posizioni lavorative disponibili
• definire le modalità ed i tempi di presentazione delle candidature da parte degli Utenti secondo le prescrizioni dei Bandi di Concorso ed in ottemperanza alle normative interne regolanti l’accesso al lavoro

Il Servizio prevede modalità di accesso riservato ai dati inseriti dagli Utenti, attraverso l’attribuzione di codici identificativi e password personali, tali da permettere, fino alla scadenza dei termini previsti per la presentazione delle candidature, la modifica dei dati medesimi.
Il Servizio è realizzato secondo modalità e soluzioni che impediscono di operare variazioni sulle registrazioni di sistema e sulle altre rappresentazioni informatiche e telematiche degli atti e delle operazioni compiute nell’ambito delle procedure.
Il Servizio consente all’Amministrazione Aderente di controllare i principali parametri di funzionamento del sistema, segnalando altresì le anomalie delle procedure ed evidenziando le candidature irregolari.
Il Referente dell’Amministrazione Aderente, nella qualità di Responsabile del Procedimento, provvede alla risoluzione di tutte le questioni riguardanti la fruizione del Servizio.
Il Formez presta in ogni caso supporto tecnico-informatico al medesimo Referente.
Le candidature inoltrate regolarmente dagli Utenti ed i dati inseriti che ne ineriscono acquisiscono validità giuridica di Istanze all’Amministrazione con la conferma della loro provenienza e della veridicità dei contenuti, espressa dagli Utenti medesimi al momento della identificazione personale in sede di svolgimento della successive prove concorsuali.

ART. 9 - Servizio “Test On Line”

E’ presente nel Portale il Servizio “Test On Line” per la gestione da parte della Amministrazione aderente di banche dati di test a risposta multipla da erogare nelle fasi selettive.
Il Servizio consente la fruizione di banche dati Test attraverso un Sistema Interattivo Implementabile che rende possibile all’Amministrazione Aderente, in persona del suo Referente e nell’esercizio della propria autonomia procedimentale:

1. l’estrapolazione di batterie di Test da erogare nelle fasi selettive, bilanciata a seconda del profilo professionale ricercato
2. la creazione di nuove banche dati di Test per la gestione personalizzata delle fasi selettive.

Il Servizio è strutturato in maniera tale da garantire la riservatezza delle batterie di Test estrapolate nonché la casualità della loro composizione.
Il Formez adotta ogni misura logica e fisica onde garantire la legittimità e la trasparenza delle operazioni legate alla fruizione, da parte della Amministrazione Aderente, delle banche dati di test; in particolare individua procedure che rendano garanzia della consegna riservata delle batterie dei Test e delle griglie delle risposte esatte al Referente dell’Amministrazione.
In via accessoria ed a titolo oneroso, secondo modalità oggetto di accordo e attraverso specifico riferimento nell’atto deliberativo di adesione, Il Formez può prestare assistenza all’Amministrazione Aderente nelle fasi di somministrazione e correzione delle prove a test.

ART. 10 - Servizio “Diogene”

E’ presente sul Portale il Servizio “Diogene” per il reclutamento On Line degli Utenti Selezionati, da parte delle Amministrazioni Aderenti, ai fini della fruizione delle forme flessibili di assunzione previste dalla normativa vigente.
Le Amministrazioni Aderenti attraverso apposita abilitazione rilasciata dal Formez ottengono la visione degli elenchi degli idonei Ripam con i relativi curricula.
Sulla base delle esigenze organiche ed a seconda della tipologia contrattuale prescelta, le Amministrazioni Aderenti procedono alla individuazione degli Utenti Selezionati da assumere con procedure, anche selettive, che garantiscano imparzialità e trasparenza nelle modalità di gestione.
Il Formez presta la necessaria assistenza tecnica nella fase di abilitazione degli Enti Aderenti, restando in ogni caso estraneo alle operazioni compiute dalle Amministrazioni Aderenti all’atto della fruizione degli Elenchi.
L’Amministrazione Aderente resta responsabile quanto al trattamento dei dati relativi agli Utenti Selezionati dal momento della fruizione dei relativi Elenchi.

ART. 11 - Servizio “Esperto Risponde”

E’ istituito sul Portale il Servizio “Esperto risponde”, gestito dal Formez in coordinamento con il Dipartimento della Funzione Pubblica, per la gestione delle informazioni specializzate in materia di accesso al lavoro pubblico.
Il Servizio permette alle Amministrazioni aderenti di consultare normativa, primaria e secondaria, e giurisprudenza nonché di visionare la banca dati dei pareri del DFP sulle procedure per l’accesso.
E’ possibile ottenere Pareri On Line su temi d’interesse dell’Amministrazione Aderente: il Dipartimento della Funzione Pubblica valida l’idoneità di pareri su tematiche di particolare interesse o comunque aventi una rilevanza generale.